我们都依赖电子邮件进行即时通信，并确保我们的亚马逊包裹实际上正在运送途中。但可以肯定地说，尽管有所有值得称道的好处，但如果不加以检查，您的电子邮件收件箱很快就会变成您存在的祸根。看到杂乱的收件箱几乎是每个人的直接压力源。
定期检查电子邮件是一项无法避免的日常任务，无论您多么努力地点击“全部回复”，管理不断增加的电子邮件收件箱说起来容易做起来难。如果你不那么勤奋——比如，你更容易让你的 电子邮件堆积如山 ——缺乏收件箱组织（以及陷入电子邮件债务的焦虑）很可能 影响你的生产力 比你意识到的更多。幸运的是，有办法摆脱混乱的收件箱漏洞。为了更好地管理我们不守规矩的收件箱，我们利用生产力专家来节省时间（阅读：挽救生命）电子邮件管理技巧，这将使我们更接近看似难以捉摸的收件箱零。
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1 一次只检查 15 分钟的电子邮件
根据生产力专家和创始人的说法 墨池出版社 ，Tonya Dalton，您可以通过查看简短的电子邮件来最大限度地提高工作效率， 15分钟爆发 .她说：“当您批量查看收件箱时，您会惊讶于在短时间内可以阅读和回复的电子邮件数量之多。” “关键是设置一个计时器，这样你就知道什么时候你的 15 分钟到了，什么时候该开始其他工作了。”
二 为电子邮件安排时间块
同样，养成安排指定时间段（15 分钟）的习惯，纯粹是为了检查电子邮件。滚动阅读电子邮件，因为它们会级联到您的收件箱中，最终会降低工作效率。对于持续沟通至关重要的职业，制定时间表可能并不现实。但是，如果您仔细查看您的工作，您可能会发现指定阅读电子邮件的时间是可行的，例如每 60 或 90 分钟一次。在您的日历上设置提醒，直到您进入日常工作。如果有人真的需要联系你，他们会再次给你发电子邮件， 直接发送消息 ，或打电话。如果您在手机上浏览电子邮件，请将需要跟进的邮件标记为未读，以免稍后忘记回复。
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3 特意使用草稿文件夹
不要让你的电子邮箱变成一个待办事项清单，这是你从上到下逐步完成的事情，”记者兼畅销书作家查尔斯·杜希格说。 更智能、更快、更好 .这是最糟糕的待办事项清单，因为实际上每个人都可以添加。
只打开需要您注意的事项，创建您自己的电子邮件待办事项列表。寻找需要立即回复的重要电子邮件（例如，优先项目或来自您老板的电子邮件）。并只打开这些消息——或者点击回复。保持计算机上的回复窗口打开，或将草稿留在草稿文件夹中。这是你的待办事项清单：这堆回复。使用你规定的电子邮件时间写出深思熟虑、有说服力的回复，而不是试图撕掉大量不太相关的东西。这样你的目标就可以是完成一个空的草稿文件夹，而不是一个完全空的收件箱。
4 批量接收邮件
如果您每次听到 ping 都忍不住要检查一下，那么管理收件箱中不断涌现的电子邮件（并抑制干扰）的一种简单方法是使用类似 批处理收件箱 Gmail 插件可以让您免于分心。它将您的电子邮件组合在一起，并分批发送给您——但仅限于您选择的确切时间。
5 无情退订
一个接一个地删除不相关的新闻通讯和销售通知可能会让人产生生产力的错觉，但周复一周地浏览相同的垃圾邮件只会增加电子邮件的低效率。 “根据法律，所有时事通讯都必须包含取消订阅链接，”道尔顿说。 '花点时间点击该链接以提交您的退订请求。这是一项 10 秒的投资，将以更干净的收件箱的形式获得回报。
Dalton 还指出，注册电子邮件取消订阅应用程序或服务并不是消除收件箱中杂乱无章的必要条件。 “其中许多程序实际上最终会将您的电子邮件地址出售给其他公司，以保持他们的业务，”她补充道。
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6 打开预览功能
使用您的电子邮件程序的预览功能，如果有的话（大多数都有）。这将使您可以在单独的窗口中查看邮件的前几行，因此您不必完全打开它即可阅读，并且可以立即删除垃圾邮件。 （奖励：这也减少了打开带有病毒的邮件的机会。）
7 仅触摸电子邮件一次（并使用五个 D）
Dalton 建议在您打开消息后立即采取行动，考虑 5D：执行、委托、删除、推迟和指定。 “快速处理需要不到两分钟行动的电子邮件，并将需要行动的邮件委派给其他人，”她说。立即取消订阅和删除不需要操作的消息，并推迟需要两分钟以上操作才能完成的通知。最后，将包含相关信息的电子邮件归档到单独的文件夹中，以便您将来可以更轻松地找到它们。
8 文件夹是你的朋友
当你使用收件箱作为默认存储时，它很快就会变成一个数字垃圾抽屉，这让你很难找到需要的东西，说 佩吉·邓肯 ，亚特兰大的个人生产力专家。您可以手动将邮件分类到文件夹中，当然，但更好的是，您可以设置自动过滤器，将邮件直接路由到首选文件夹。例如，来自 Facebook 的通知可以直接发送到社交媒体文件夹。来自营销团队的所有消息都将直接归档到您的营销计划文件中。 （Gmail 会自动执行此操作，但您可以为其他电子邮件服务（如 Microsoft Outlook）设置类似的系统。）一旦一种类型的所有电子邮件（如新闻稿）都归入其自己的文件夹中，您就可以选择全部并删除不需要的电子邮件单击一次。找到适合您和您的待办事项的自动电子邮件分类设置，然后坚持下去。
9 起草预设回复
如果您收到多条包含类似请求的邮件，Dalton 建议您写出默认的预设回复，您可以对每个电子邮件回复进行稍微调整和个性化。 “将默认回复保存为您的电子邮件签名之一，这样您就可以轻松地自动填写电子邮件正文，”她说。天才，对吧？ （只是不要忘记根据收件人和情况进行修改。）
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10 创建别名帐户以对邮件进行排序
许多电子邮件平台（包括 Gmail）允许您创建别名帐户，这些帐户都输入到一个收件箱中。 “我将别名帐户设置为一个文件夹，”道尔顿谈到她用于组织账单和其他重要财务文件的策略时说。 “直到周五早上我才会处理任何这些电子邮件，那时我会花时间坐下来整理我所有的财务状况。”
十一 只是。别。回复。
在那里，有人说过。这个建议不仅仅是处理明显的垃圾邮件——而且我们显然不会宽恕你的老板的鬼魂。我们正在谈论你的同事在两个办公桌下的那条消息。 Duhigg 坚持认为，当人们可能自己找到答案时，他们经常会提出问题。如果我不回复，他们就会去找那些答案。你如何在不感到粗鲁的情况下实施这种想法？通过比其他人的时间更担心自己和自己的时间（啊！）。练习的口头禅：我没有理由仅仅因为他们给我发电子邮件就回复他们。
12 重新思考收件箱零梦想
这可能不是每个人的智慧之珠——对于很多人来说，用干净的收件箱结束和开始每一天是非常令人满意的。但是，对于你来说，或许这种期待是不切实际的，甚至有点让人窒息。 Duhigg 说，虔诚地清空你的收件箱可能真的是在浪费时间（也许真的是为了别的事情）。点击删除，删除，删除可能会令人满意或看起来很有成效，但为什么要麻烦呢？他提出了一个问题：你这样做是因为它让你感觉良好还是因为它实际上很有用？如果它没有用，也许你不需要一个干净的收件箱——也许你应该停止使用它作为成功的晴雨表。
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