如果您曾经收到过一封来自同事的电子邮件，其中包含过于冗长的指示、混乱的请求或 办法 包括太多不必要的收件人，您知道有效电子邮件沟通在工作中的重要性。未经组织或未经思考而发送的电子邮件实际上会阻碍工作流程，通常会惹恼人们，并导致原本可以避免的误传。
那么，您如何制作清晰、有效的电子邮件，在详细和简洁之间取得适当的平衡？一个针对所有相关人员的所有正确主题？首先，您需要知道什么时候应该通过电子邮件发送信息——而不是直接发送消息， 面谈 ， 或者 电话 .电子邮件非常适合发送更长的说明列表、检查项目或共享文件。电子邮件通信还将确保您以后需要参考的任何重要对话的书面记录。以下是所有高效电子邮件作者在点击“发送”之前都会做的六件事。
1. 最大化主题行
首先，您需要根据消息和/或您的回复定制主题行。你写信给上周给你发电子邮件的人吗？不要拉起一条旧的、不相关的消息并点击“回复”——这是你的收件人忘记了他们一周前给你写的内容。帮助他们确定方向并用新的主题行撰写回复，以反映新主题或您对他们消息的回应（例如，我们最新客户 Jane Doe 的背景信息或我们在克利夫兰的新房子的路线），佩吉邓肯说亚特兰大的个人生产力专家。您将不太可能混淆收件人，并且您的信息稍后会更容易找到。
第二，要具体。例如，这里有一个糟糕/模糊的主题行：员工会议。现在，这里有一个更好的：请将此附件带到下午 2 点。员工会议。玛莎·伊根 (Marsha Egan) 说，当你包含细节时，比如需要采取的行动或何时何地的细节，你可以帮助收件人立即衡量你的信息的重要性。 收件箱排毒和电子邮件卓越的习惯 (; 亚马逊网站 ）。它还将帮助他们记住完成所需的任务。
不确定主题应该是什么？想想如果你以后必须找到电子邮件，你会使用哪些关键词，尼克摩根说 你能听到我吗？如何在虚拟世界中与人联系 (; 亚马逊网站 ）。
2. 提供详细说明
书面说明的清晰度可以决定工作电子邮件的有效性。如果您将各自的任务分配给一组人，请按人分解它们并使用要点来帮助每个人确切地知道您需要从每个人那里得到什么帮助。
3. 谨慎选择收件人
在添加收件人之前写下电子邮件，Vanessa Van Edwards 说，他是 着迷于与人合作的科学 (; 亚马逊网站 ）。这不仅可以防止可怕的意外发送，还可以让您根据电子邮件的内容添加收件人。想要避免那些冗长的多人电子邮件链吗？如果您需要多人对某些内容（例如文档）发表评论，请考虑创建一个可共享的文件（如 Google 文档），每个人都可以在一个空间中提出更改建议，而无需发送一千封电子邮件。
4. 削减排水语言
通过电子邮件发送需要修复的混乱？与其对它是什么阻力或它是谁的错充满诗意，不如专注于 需要采取的行动 来解决问题。例如，与其说“客户对我们的演示有问题，而且很难解决”，不如尝试“我希望您能帮助解决客户在我们通话中提出的问题”。这将使 给予负面反馈 或者通过电子邮件更有效地请求不愉快的任务。
5. 包括回复说明
即使您的电子邮件不需要回复（我将在接下来的两个小时内去看医生，或者您可以明天而不是今天提交报告），许多人仍然觉得有义务用 OK 或Thanks 表示感谢。给这些人一个轻松的出路。邓肯说，如果您不想收到回复，请在消息末尾加上“无需回复”。它可以节省两端的时间，并阻止无用的电子邮件使收件箱变得杂乱无章。另外，当您向某人提问时，请不要犹豫，提前写下感谢。当这个人回信时，它会阻止你发一封感谢信的冲动。
6. 不要太个性化
伊根说，电子邮件是为了事实，而不是感情。由于数字通信中缺乏语调和肢体语言，某些情绪——你对同事的感觉，你对邻居聚会的看法——很容易被误解。如果您想提出敏感（或不太积极）的问题，请给他们打电话。
- 凯琳·哈里斯
- 安德拉·尚蒂姆
- 通过玛吉西弗
