第 1 步：扔掉经过验证的收据和 ATM 单据

您几乎所有的财务文件都可以分为三类：您只需要在日历年或更少时间内保留的记录，您需要保存七年的文件（您的纳税申报表可能会被审计的典型窗口），和你应该无限期持有的文件。

例如，您真的需要保存所有 ATM 取款收据吗？不需要。一旦您检查了在线帐户或月结单上显示的信息，您就可以扔掉 ATM 单据。存款单和信用卡收据也是如此。在您多次满意地使用该物品或保修期已过之后，请勿保留小额购买的销售收据。保留主要购买的收据（重置成本超过房主或租房者保险免赔额的任何物品）。

日历年结束后不久，你可能会扔掉（或更安全地，撕碎）大量额外的文件，包括你的薪水存根、每月信用卡和抵押贷款报表、水电费账单（如果它们不是业务扣除所需），以及经纪和共同基金公司上一年的月度或季度报告。

纽约罗克维尔中心的注册会计师埃德·斯洛特 (Ed Slott) 说：“通常，全年的活动会详细列在您的最终年终报表中，从而使其他所有报表都变得多余。”例如，如果您为其他人工作，您的最终工资单和 W-2 表格将记录您当年的所有收入；如果您是个体经营者，您的 1099 表格也会为您效劳。同样，大多数投资公司和一些信用卡发行商在 1 月份发布了综合报表。 “保持每月更新，直到你将它们与年终总结相协调，”斯洛特说。

第 2 步：坚持最终陈述长达七年

但是，您需要保留这些最终的信用卡对帐单以及您的 W-2 和 1099，至少三年，最好是七年。从您提交纳税申报表之日起，国税局最多可在三年内检查其是否存在错误，如果有理由怀疑您少报了 25% 或更多的总收入，则最长可在六年内进行审计。 （任何故意欺诈的人都没有诉讼时效。）实际上，您需要保留任何支持您退货的文书工作，直到审计窗口关闭。您应该保留的其他文件包括：所有可扣除业务费用（例如娱乐、家庭办公设备和专业会费）的已取消支票和收据、退休账户捐款、慈善捐款、育儿账单、外出- 小额医疗费用、赡养费、抵押贷款利息和财产税付款。

除非您故意提交虚假申报表，否则您可以在三到七年后丢弃这些证明文件，具体取决于您的税务情况有多简单。

但是，即使在审计的机会几乎消失之后，也不要丢弃实际的纳税申报表或投资账户的年终总结。这些文件不占用太多空间并且可以非常方便地用于未来的财务规划。

出于保险目的，您还需要保留主要购买的收据和显示您无限期为房屋装修支付了多少的收据，以满足潜在买家的需求，并在您出售房屋时减少可能的资本利得税。保留显示受益人指定和股票、共同基金和您持有的任何其他投资的购买价格的确认单至关重要；无限期地保留这些记录，因为有一天，斯洛特说，“你或你的继承人必须确切地知道你支付了多少钱，才能确定投资的利润，以达到税收目的。”

第 3 步：给你的论文一个家

如果您有空闲房间或角落可以指定为处理文书工作的地方，那太好了；如果没有，一个抽屉、柜子或壁橱可以用来存放账单和当前记录，靠近一张可以写支票的桌子，就可以了。至于耗材，您会发现文件夹或马尼拉信封可以方便地归档文件，文件柜或纸板箱也可以用来保存记录。

将您的遗嘱、出生证明和结婚证、保险单、财产契约和其他永久记录保存在靠近其他财务文件的安全但可访问的地方，以便您和您的继承人在需要时始终能够快速找到它们.

第 4 步：系统化

制定处理所有纸张的计划。选择一个放置钞票的地方——比如一个马尼拉纸信封、一个抽屉、或者一个塑料收件箱或分拣机——并在每个信封收到邮件时扔进去。然后，当您坐下来支付账单时，您将在一个地方拥有所需的所有文书工作。

现在关键是：一旦您支付了账单或检查了对帐单，请立即提交。安永明尼阿波利斯办事处的财务规划师保拉博耶肯尼迪说：“你的目标应该是尽可能少地接触一张纸，而不是把它从一堆堆里拖到另一堆。” '如果你付钱后把钞票放回抽屉里，它就会找到朋友，它们就会交配并产生后代。很快，您就会拥有一窝真正的垃圾。

同样，您只需要一个非常基本的归档系统。最简单的方法是将所有与税收相关的东西用完后立即扔到一个容器中——一个抽屉、一个文件柜、一个纸质手风琴文件，甚至一个鞋盒都可以。这样，当您准备好填写纳税申报表时，您需要的所有文书工作都将触手可及。或者，您可以在一开始就建立一个稍微有条理的系统，为您生活的主要类别设置单独的文件夹。例如，您可以按帐户类型（信用卡对帐单、经纪对帐单、水电费账单等）或按税收类别（可扣除的业务费用、慈善捐款等）或按财务目标（住房、退休、大学基金等）。最初这可能需要更多时间，但从长远来看，它会节省时间。

第 5 步：处理积压

一旦你有了一个系统，你仍然需要处理你已经积累的所有堆积。与其启动大规模重组，不如从一次整理一个小堆栈开始。你可以每天抽出半小时来筛选旧文件，也许是在看新闻或听音乐的时候。

你会惊讶于一个小小的组织所带来的不同。辛辛那提的专业组织者斯蒂芬妮·丹顿 (Stephanie Denton) 说：“人们没有意识到他们的财务文件混乱导致他们支付了多少——这里是信用卡逾期收费，那里是税收减免损失。然而，更大的可能是长期的精神和经济利益。一旦你组织起来，“你就可以把精力集中在真正重要的事情上，比如你的投资和你的财务目标，”特里萨维奇说，他是 关于金钱的野蛮真相 ( 亚马逊网站 ）。 “让您的财务文件井井有条，可以让您安心。”